Envanter (kitaplık) - Inventory (library)

Stoklar tek yöntem kütüphaneler Koleksiyonlarındaki bazı öğelerin ihtiyaç duyup duymadığını belirlemek için kullanın koruma veya koruma faaliyetleri. Modern bir envanter, bir barkod okuyucu ve bibliyografik ve materyal kayıtlarını düzenlemek amacıyla bir dizüstü bilgisayar ve OCLC 's WorldCat veritabanları.[1] Bir dizüstü bilgisayar ve el tipi barkod okuyucu kullanmak, "insan hatasını ve tutarsızlıkları azaltırken, aynı zamanda personel konsantrasyonunu ve proje coşkusunu korumaya yardımcı olur".[2]

Dijital çağdaki basılı materyaller, e-baskı materyallerine kıyasla önemli ölçüde küçülmüş olsa da, hala bir kütüphane koleksiyonunun değerli bileşenleridir. Baskı malzemesinin erişilebilirliğini artırmak ve kullanıcı hayal kırıklığını azaltmak, envanter sürecini kütüphane hizmet kalitesini iyileştirmede etkili bir araç haline getirir. “Kütüphane kullanıcıları materyalleri beklenen yerlerde bulamadıklarında, kütüphane kataloğuna ve kütüphanenin kendisine olan güvenlerini kaybederler”.[3] Eksik veya yanlış etiketlenmiş kitapların kütüphane hizmetlerinin kalitesi üzerinde doğrudan etkisi vardır. Envanterler ve raf okuma yoluyla yığınların korunması, personelin eksik veya yanlış etiketlenmiş öğeleri ararken kaybedilen zamanını azaltabilir.

Kütüphanelerde binlerce kitap vardır; büyük akademik kütüphaneler milyonlarca kitap olabilir;[4] Her bir öğenin el ele tutuşmasıyla yıllık (veya daha az sıklıkta) fiziksel envanter yapmak, birkaç nedenden dolayı pratik olmayabilir. Finansal olarak uygun olmayabilir, gerekli çalışanların böyle bir envantere ayırmak için fazladan zamanı olmayabilir ve bir envanteri doldurmak için Kütüphane'ye mali bir ödül verilmeyebilir. Keşfedilen sorunlar (yeniden satın alınması, yeniden bağlanması, onarımı veya dijitalleştirilmesi gereken kitaplar) pahalı ve yoğun emek gerektiren çözümler gerektirebilir. Bu kısıtlamalar nedeniyle, envanterler, büyük akademik kurumlarda on yıllarca gerçekleşmeyebilir. Buna karşılık, eksiksiz envanterler genellikle okul kütüphanesi medya uzmanı 'daki iş K-12 envanterin yasal bir gereklilik olabileceği, kütüphanelerin yıl boyunca harcadıkları paradan sorumlu olduklarını gösteren kurumlar.[5] Kayıp kitapların ve materyallerin kontrol edilmesi benzer şekilde karşılaştırılabilir: denetim.[6]

Bununla birlikte, seçici bir envanter yapmak gibi eksiksiz bir envanter gerçekleştirmenin alternatif seçenekleri vardır. Seçici envanter, duruma veya veri tahminine göre gerçekleştirilebilir. Fiziksel alan, kütüphanelerde bir primdir. Mini koleksiyonların yeni konumlarına taşınmadan önce envanterinin çıkarılması, kütüphaneye seçici bir envanter projesi gerçekleştirme fırsatı sunar. Fırsatçı seçici envanter projelerine bir alternatif, Kohl'un (1982) dolaşım istatistiklerinin, kitap arama istatistiklerinin ve ILL istatistiklerinin alanları olası seçici envanter alanları olarak tanımlamada yararlı araçlar olabileceği iddiasıdır. “Envantere ihtiyaç duyan alanlar tahmine dayalı veriler kullanılarak tespit edilebilir” diye yazıyor.[7] Doğruluk için hedefler ve ölçüm yöntemleri belirlendikten sonra, “kriterlerin ölçülmesi gerekir. Envanter doğruluğunun genel bir ölçüsü, bir yönetim anahtar performans göstergesi olarak muhafaza edilmelidir ”.[8]

Stokların rolü

olmasına rağmen toplama Yeni materyaller, kütüphane koleksiyonlarının durumunu koruyarak, kütüphanenin merkezi bir görevi olarak görülüyor; bu, daha az tatmin edici aktiviteler içeriyor. ayıklama, kitap tamiri, kütüphanelerin raflarında olduğunu düşündüklerini değiştirmek ve saymak, kütüphanenin mevcut kullanıcıların yanı sıra gelecekte bir noktada kütüphaneyi kullanacak olanlara erişim sağlama misyonunun hayati bir parçasıdır.

Bir envanter her yapıldığında, koleksiyonun fiziksel durumu ve bibliyografik temsil sorunları belirlenir ve ele alınır. "Bu, OPAC'ın bütünlüğünün güçlendirilmesini sağlar ve kullanıcılar için daha etkili bir kaynak [yapar]”.[9] Kullanıcılar için koleksiyonların iyileştirilmiş erişilebilirliği, kullanıcı hizmeti ve kütüphanenin nasıl algılandığı üzerinde muazzam bir etkiye sahiptir. Envanter süreci sırasında "kütüphane personeli koleksiyon hakkında bilgi sahibi olur ve [daha iyi] daha güçlü müşteri hizmeti sunabilir."[10] Kullanıcılar, kütüphane personelinin koleksiyonlarında ve koleksiyon geliştirme becerilerinde kazandıkları güvenden yararlanırlar. Envanterler, koleksiyonların listelendiği gibi Çevrimiçi genel erişim katalogları ve Yardım bulmak bütünlükten yoksun olmayın. Okul kütüphaneleri aynı zamanda koleksiyonu (sayılar, yaş ve oran: öğrenci) akreditasyon kurumlarının karşılaştırmalı değerlendirmelerine göre değerlendirmek ve ayrıca her bir kaynağı incelemek ve koleksiyondaki geleceğini yaş, uygunluk, para birimi ve duruma göre belirlemek için de kullanırlar. çekici, güncel kaynakların kullanıcılar için erişilebilir olmasını sağlamak için onarım, değiştirme, elden çıkarma veya temizlemeyi içerir.[11] Envanter ayrıca katalogdaki anormallikleri belirleyebilir ve katalog kayıtlarını düzeltme ve öğelerin etiketlenmesi için bir fırsat sağlayabilir. Bu aynı zamanda, hasarı önlemek için aşırı kalabalığı en aza indirmek için rafların yeniden düzenlenebileceği bir zamandır.

Örnekleme

Örnekleme önemli bir yönetim aracı olabilecek bir uzlaşma önlemidir.[12] Kütüphane koleksiyonlarının rastgele örneklenmesi, bir koleksiyonun hızlı ve net bir şekilde değerlendirilmesini sağlayabilir - kitapların mevcut olup olmadığı ve mevcut kitapların fiziksel olarak iyi durumda olup olmadığı. 1982'de, California Eyalet Üniversitesi kütüphaneleri, 19 kampüs koleksiyonunun güvenli ve sağlam olmasını sağlamak için envanter prosedürleri önerdi. Tam bir normal envanterin çok pahalı olduğunu fark ettiler ve kitap kaybını değerlendirmenin en iyi yönteminin örnekleme kullanmak olacağına karar verdiler. Her üç yılda bir, her Kongre Kütüphanesi mektubundaki belirli sayıda öğeden bir numune alınacaktı. sınıflandırma. Zarar oranları arka arkaya iki yıl boyunca% 1'den fazla olsaydı, bu tam bir envantere ihtiyaç olduğunu gösterirdi.[13]

"Koleksiyonun rastgele bir örneklemesi, koleksiyonun geri kalanı için bir gösterge görevi görür. Tüm öğeler rastgele bir örneklemede hesaba katılırsa, koleksiyonların geri kalan kayıtlarının da aynı derecede güvenilir olduğu varsayılabilir. Ancak, bir tam envanter, kuruma tüm koleksiyonun hesaplanabileceği bilgisini sağlar; rastgele örnekleme, koleksiyon kayıtlarının tutarlılığını kontrol etmek için kullanılır. "[14]

Örneklem büyüklüğünün ve kalemlerin belirlenmesi

İlk olarak, yığınlar, referans ve özel koleksiyonlar dahil tüm koleksiyonun birlikte mi örnekleneceği yoksa sadece belirli bir alanın mı analiz edileceği belirlenmelidir. Illinois Üniversitesi'ndeki kitap yığınları arasında hükümet yayınları ve Asya kütüphanesi vardı, ancak bu özel varlıklar çalışmalarına dahil edilmedi. Bağlanmamış öğeler de hariç tutulabilir.[15]

Daha sonra, Kütüphanenin örneğinin büyüklüğüne karar vermesi gerekir. Daha fazla veri noktası, elbette koleksiyon hakkında daha doğru verilerle sonuçlanır. Örneklemede olası iki tür hata vardır: tolerans ve güven. Tolerans, kesin olmayan yüzde, nominal hata değerinden maksimum sapmadır, örneğin, bir anket sorusu popülasyonun% 85-95'i için doğru olabilir, ayrıca% 90 ± 5 olarak da ifade edilebilir; bu durumda tolerans beştir. Güven, toleransta belirtilen sınırlar içinde doğru bir cevabın kesinliğini ölçen ikinci hatadır. Yüzde 90 güven varsa, örnek çalışma farklı örnekler kullanılarak on kez tekrarlanırsa, ancak aynı toleransla sonuçların on çalışmadan dokuzu için doğru olacağı tahmin edilir.[16]

Aşağıdaki tabloda, ±% 5 tolerans için 50.000'den fazla kitaptan oluşan bir koleksiyon için örnek boyutları% 95 güven için 381 öğe ve% 99 güven için 648 öğe olacaktır. ±% 1'lik daha düşük bir toleransa ulaşmak için, binlerce kitabı örneklemek gerekir ki bu da örnek bir envanter için mevcut kaynakları uzatabilir. Ortalama büyüklükteki kütüphane personeli için 270 ile 655 cilt arasında araştırma yapmak çok daha mantıklı.

LibraryInventorySamplingSizeBasedOnCollectionSize.jpg

Belirli bir rastgele örnekte yüzlerce kitabı saymanın bir alternatifi, bir sorununuz olup olmadığını anlayana kadar saymaktır. Prescott Memorial Kütüphanesi Louisiana Tech istihdam sıralı analiz 1980'lerin sonunda koleksiyonların otomasyonu üzerinde çalışırken.[17]

Kitapların rastgele seçilmesi birkaç farklı şekilde gerçekleşebilir. Öğelerin fiziksel durumuna ek olarak, bir kütüphane, materyallerin raflarda eksik olup olmadığını da bilmek istiyorsa, kütüphanenin kütüphanesinden rastgele örnekler oluşturulmalıdır. entegre kütüphane sistemi (ILS). Kütüphaneciler koleksiyona sadece koruma amacıyla erişiyorlarsa, aralıkları, sütunları, rafları ve kitapları kolayca sayabilirler. [18] ve kullan Microsoft Excel veya başka bir elektronik tablo yazılımı oluşturmak için rastgele örnekler. Kitapların raflara yanlış yerleştirilmesinin ilişkili maliyetleri vardır - kullanıcının kütüphane hizmetlerinden memnun kalması ve eksik kitapları bulmaya çalışan personel zamanı.[19] Örneğinizi tamamlamak için kütüphanenizin ILS'sinden rastgele öğeleri nasıl çıkaracağınızı bulmak ekstra zamana değebilir.

Örnekleme anketlerinin yönetimi

Kütüphaneciler örneklerindeki tek tek kitaplara el koyduktan sonra, ne arıyorlar? Kitabın kapağında renk değişikliği, soyulma, hasar olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir. O halde kitabı açıp metnin sayfalarına bakmalılar - sararıyor mu, kırılgan mı? Bir kitabın asidik olup olmadığını belirlemek için bir arşiv işaretleme kalemi kullanılabilir. Bağlama nasıl? Sayfalar sağlam mı? Bu veriler, tüm numunenin daha sonra analiz edilmesi için bir elektronik tabloya kaydedilebilir. Ürünün çağrı numarasını, yayın yerini, üretim yerini, yayın tarihini, ölçülerini (sırt yüksekliği, kapak genişliği, arkadan öne derinliği, ürünü çevreleyen raf alanı miktarını yatay ve dikey olarak) ekleyin; vaka stilini, yaprak ekini ve cilt durumunu, metin ekini, asitliği, kağıt gücünü ve metin kontrastını tanımlayın; hasarlı sayfaları listeleyin ve muhafaza türünü ve durumunu açıklayın; Gelecekte referans ve analiz için yararlı olacak ek notları kaydedin.[20]

384 rastgele öğeyi örneklemenin maliyeti Urbana-Champaign'deki Illinois Üniversitesi 1987'de 5000 doların altındaydı. UIUC Kütüphanesi, kütüphane ve bilgi bilimi okulundan eğitim ve denetim alan on bir yüksek lisans öğrencisi istihdam etti. Her anketör kırk numune topladı, anketlerin% 90'ı ilk gün 5.5 anket saatinde tamamlandı.[18]

Sonuçların analizi

Örneklerden alınan bilgiler, Excel veya basit analizlerin yapılabildiği başka bir elektronik tablo programına kolayca kaydedilebilir. Koruma amacıyla, kütüphaneciler koleksiyonlarının durumunu bilmek isterler: kitapların yüzde kaçı asitli? Koleksiyonun yüzde kaçı zarar gördü? Sıkışık raflarda daha fazla hasar mı oluyor? Kütüphanenin Doğu Avrupa'da basılan kitaplarla ilgilenmesi gerekiyor mu? Vb. Koleksiyonda birincil endişe kaynağı olan konuları belirledikten sonra, koruma önlemleri dikkate alınmalıdır. Koleksiyonu korumak için mümkün olan en kısa sürede ne olması gerekiyor? Hangi seçimler bir süre ertelenebilir? Kütüphanenin koleksiyon yönetimi politikasında bir koruma planı var mı? Koleksiyonların sürdürülmesi için bir bütçe var mı? On ila yirmi yıl içinde koleksiyona ne olabileceğine dair verilerden ne tahmin edilebilir?

Kütüphanenin koleksiyon değerlendirmesinin sonuçları kullanılarak, bütçe talepleri verilerle doğrulanabilir. Kütüphanenin yaşlanan koleksiyonlara özen göstermek için bütçede bir artışa ihtiyacı var veya kütüphane, öğrencilerimizin eksiklikleri ve zayıflıklarını karşılamaları için yeni materyaller eklemek için fonda bir artışa ihtiyacı var. Bu strateji, Joyner Kütüphanesi tarafından Doğu Carolina Üniversitesi 2005'teki bir envanter ve raf analizi projesinden sonra.[21]

Kütüphane koleksiyon yönetiminde örneklemenin diğer kullanımları

Örnekleme, raf okuması için optimum aralıkları hesaplamak için de kullanılabilir. Bir üniversite kütüphanesindeki raflardaki kitapların ortalama yanlış yerleştirilmesi% 5,6'dır. Kitapların yüzde 65'i doğru rafta yer alıyordu, ancak doğru sırada değil. Cooper ve Wolthausen, en uygun raf okuma aralığının bir bölümdeki kitap sayısının, bir bölümdeki bir kitabın diğerine geçme olasılığının, kontrol ve kullanıcı maliyetlerinin ve rafın hata oranının bir fonksiyonu olduğunu gösteren denklemler geliştirdi. okuyucu.[22] Yığın Bakım personeli tarafından gerçekleştirilen, koleksiyon bakımının bir diğer önemli bileşeni olan günlük raf okuma atamaları, bir kütüphane koleksiyonunda uygun raf düzenini korur. Yine de günlük raf okuma, bir koleksiyon envanteri yerine düşünülemez, rafta okumak için harcanan insan gücü, bir kütüphanenin koleksiyonu için paha biçilmezdir.

Yanlış etiketlenmiş öğeler için, Yığın Bakımının rafları doğru bir şekilde okuma yeteneği ve Kitaplar Arası Ödünç personelinin öğeleri alması çok önemlidir. Düzgün bir şekilde envantere kaydedilmeyen koleksiyonlar, kütüphane kullanıcılarını yerine getirilemeyen kütüphaneler arası ödünç alma talepleriyle üniversite duvarlarının ötesine taşıyor. Envanter projeleri, gereksiz kütüphaneler arası ödünç verme taleplerini ve tekrarlanan satın alma işlemlerini azaltarak paradan tasarruf edebilir. Atkins ve Weible (2003) “materyallerin bulunmasındaki sorunları belirlemek için kütüphaneler arası ödünç verme taleplerini kullandı. Rafta olmamak, kütüphaneler arası ödünç verme talebinin iptal edilmesinin yaygın bir nedenidir ”.[23] Bu faktörlerin ele alınması, kaçınılmaz olarak hizmet kalitesinin artmasına katkıda bulunur.

Referanslar

  1. ^ Smith, Debbi (Kasım 2006). "Dijital Çağda Koleksiyon Envanteri: Elimizde ne olduğunu öğrenene kadar nasıl analiz edebiliriz?". Tahıllara Karşı. 18 (5): 18, 20, 22.
  2. ^ El Rayess, M. (2015). "Hızlı, doğru ve ücretsiz bir envanter ve raf okuma çözümü". Erişim Hizmetleri Dergisi. 12 (3–4): 104–117. doi:10.1080/15367967.2015.1096209.
  3. ^ Greenwood, Judy T. (2013). "İstiflere götürmek: Mississippi Üniversitesi Kütüphanelerinde bir envanter projesi". Erişim Hizmetleri Dergisi. 10 (2): 77–89. doi:10.1080/15367967.2013.762266.
  4. ^ Teper, Thomas H .; Stephanie S. Atkins (Mayıs 2003). "Bina Koruma: Illinois Üniversitesi, Urbana-Champaign'in Yığınları Değerlendirmesi". Kolej ve Araştırma Kitaplıkları. 64 (3): 211–227. doi:10.5860 / crl.64.3.211.
  5. ^ Braxton, Barbara (Nisan 2004). "Kütüphane Kaynaklarının Stoklarının Alınması". Öğretmen Kütüphanecisi. 31 (4): 42–43.
  6. ^ DiCarlo, Michael A. (1988). "Envanter İhtiyacı İçin Örnekleme Testi Olarak Sıralı Analiz". Akademik Kütüphanecilik Dergisi. 13 (6): 345–348.
  7. ^ Greenwood, Judy T. (2013). "İstiflere götürmek: Mississippi Üniversitesi Kütüphanelerinde bir envanter projesi". Erişim Hizmetleri Dergisi. 10 (2): 77–89. doi:10.1080/15367967.2013.762266.
  8. ^ Vahşi, A. (2004). Envanter kaydı doğruluğunu iyileştirme: Stok bilgilerinizi doğru şekilde alma. Burlington, MA: Elsevier Butterworth-Heinemann. pp.11.
  9. ^ Alvin, Gglenda (2016). "Koleksiyon yönetimi önemlidir - çirkin gerçekle yüzleşmek: Envanter". Tahıllara Karşı. 28: 62.
  10. ^ Harveland, Jennifer (2017). "Kitaplık envanter yöntemleri: Birleşik bir kitaplık sistemi içinde ortak bir hedefe ulaşmak için esneklik ve yaratıcılık kullanma". İşbirlikçi Kütüphanecilik. 9 (3): 168–174 - üzerinden https://digitalcommons.du.edu/collaborativelibrarianship/vol9/iss3/4.
  11. ^ Aynı kaynak. Braxton
  12. ^ Drott, M. Carl (Mart 1969). "Rastgele Örnekleme: Kütüphane Araştırması İçin Bir Araç". Kolej ve Araştırma Kitaplıkları: 119–125.
  13. ^ Creaghe, Norma S. (1982). "California Eyalet Üniversitesi, Northridge Kütüphaneleri için Envanter Prosedürleri ve Olası Kaliforniya Eyalet Üniversitesi Sistem Kılavuzu". ERIC Belgesi ED244640.
  14. ^ Envanter (müze)
  15. ^ Chrzastowski, Tina; David Cobb; Nancy Davis; Jean Geil; Betsy Kruger (1989). "Kütüphane Koleksiyonunun Bozulması: Urbana-Champaign'deki Illinois Üniversitesi'nde bir çalışma". Kolej ve Araştırma Kitaplıkları. 50 (5): 577–583. doi:10.5860 / crl_50_05_577.
  16. ^ ibid. Drott
  17. ^ Aynı kaynak. DiCarlo
  18. ^ a b Aynı kaynak. Chrzastowski
  19. ^ Retief Esther (2006). "Kütüphane Materyal Erişimi Açısından Bir Akademik Kütüphanenin Hizmet Kalitesinde Envanter Kontrolünün Rolü". Mousaion. 24 (1): 75–95.
  20. ^ Nadal, Jacob J. (2009). Çekirdek Anket Aracı-S582 (v2009a) (dahili olarak yayınlanmış baskı). Bloomington, IN: Indiana Üniversitesi Kütüphane ve Bilgi Bilimi Okulu.
  21. ^ Teel, Linda (2008). "Koleksiyonu geliştirmek için temel bilgileri uygulamak". Koleksiyon Binası. 27 (3): 96–103. CiteSeerX  10.1.1.545.3804. doi:10.1108/01604950810885997.
  22. ^ Cooper, Michael D .; John Wolthausen (1977). "Kitapların Kütüphane Raflarında Yanlış Yerleştirilmesi: Matematiksel Bir Model". Kütüphane Üç Aylık. 47 (1): 43–57. doi:10.1086/620621.
  23. ^ Greenwood, Judy T. (2013). "İstiflere götürmek: Mississippi Üniversitesi Kütüphanelerinde bir envanter projesi". Erişim Hizmetleri Dergisi. 10 (2): 77–89. doi:10.1080/15367967.2013.762266.

daha fazla okuma

  • Baird, Brian. İstatistiksel Örneklemeyle Kütüphane Koleksiyonu Değerlendirmesi, The Scarecrow Press, Lanham, MD, 2004.
  • Ernick, Linda. "Yüzer Önlükler ve Yetim Barkodları: küçük bir kolejde bir envanterin faydaları." Kütüphane Kaynakları ve Teknik Hizmetler, 49 (3), 2005, s. 210–216.
  • Henige, David. "Epistemolojik Çıkmaz ve Ergonomik Afet? Kuzey Amerika Koleksiyonları Envanter Projesi." The Journal of Academic Librarianship, 13 (4), 1987, s. 209–213.
  • Shouse, Daniel L. ve Linda Teel. "Envanter: koleksiyon geliştirme için katalizör." Koleksiyon Binası, 25 (4), 2006, s. 129–133.
  • Wild, Judith W. "Brooklyn Kolejinde Envanter, 1998-1999." Kütüphane Kaynakları ve Teknik Hizmetler, 46 (2), 2002, s. 62–71.